Evenement organiseren

Heb je een geweldig idee voor een jeugdevenement maar heb je totaal geen idee hoe jet er aan moet beginnen? Kijk hier dan even rond of kom eens langs op de jeugddienst. Wij ondersteunen jou in de organisatie van jouw top evenement.

Jongeren hebben vaak tonnen originele ideeën voor de meest zotte en innovatieve evenementen. Helaas weten ze vaak gewoon niet hoe ze met hun ideeën aan de slag kunnen of waar ze moeten beginnen om hun ideeën werkelijkheid te laten worden. 

De jeugddienst beschikt over een breed netwerk van contacten en ondersteunende organisatie om deze jongeren op weg te helpen.

Voorwaarden

Om een evenement te organiseren dien je in orde te zijn met heel wat aanvragen en vergunningen. We sommen deze eens voor je op.

Organiseer je een evenement met een openbaar karakter, dan dien je toelating hiervoor te vragen aan het schepencollege. Deze aanvraag kan schriftelijk via mail gedaan worden. 

Na goedkeuring van het schepencollege dient u, indien er meer dan 100 personen verwacht worden op uw evenement, een meldingsformulier veiligheid op je evenement in te vullen. 

Muziek op je evenement

Wil je muziek afspelen op je evenement? Zorg dan zeker dat de aanvragen voor Sabam en Billijke Vergoeding in orde zijn. Deze organisaties staan in voor de rechten van muziek en de artiesten. 

Lees op hun site goed door hoeveel op voorhand je de aanvraag moet indienen, welke oppervlakten van je evenement je moet doorgeven en welke andere belangrijke zaken je moet doorgeven bij je aanvraag. Ook het doel van de muziek op je evenement (hoofddoel, achtergrondmuziek,...) speelt mee in de prijsberekening.

Wanneer je muziek afspeelt op je evenement moet je zeker rekening houden met de wettelijke geluidsnormen. 

- Niet luider dan 85 dB = geen vergunning nodig
- Luider dan 85dB(A) : vergunning aanvragen

Meer info over de geluidsnormen kan je terugvinden in deze brochure

Wanneer muziek de hoofdreden is van je evenement (fuif, concert,...) dien je de bezoekers gratis oordoppen aan te bieden. Op de jeugddienst kan je dergelijke oordoppen gratis aanvragen. 

Drank op je evenement

Als je een evenement organiseert bestaat de kans dat er alcoholische dranken worden geschonken. Van jou, als event organisator, wordt verwacht dat je de wetgeving hierover kent. 

Zo dien je, indien er minderjarigen op je evenement kunnen komen, leeftijdsbandjes (gratis aan te vragen bij de jeugddienst) verdeeld te worden.

Lees hier meer tips over alcohol op jouw evenement. 

Materiaal aanvragen

Via de gemeentelijke uitleendienst is het heel makkelijk om materialen voor je evenement aan te vragen. In de uitleendienst kan je tafels, stoelen, hekkens, podiumelementen, vlaggen,... aanvragen.

Heb je verder nog materialen nodig? Neem dan zeker ook een kijkje bij de provinciale uitleendienst

Vraag deze materialen zeker tijdig aan!

Meer info

Heb je na het lezen van al deze informatie nog vragen? Of lijkt het je allemaal even te veel? 
Kom dan gerust eens langs met je idee op de jeugddienst en dan kijken we samen hoe we je op weg kunnen zetten met de organisatie van je evenement. 

ikorganiseer.be 

Enkele maanden geleden werd het platform ikorganiseer.be gelanceerd. 

Op dit platform kunnen jongeren tonnen aan informatie vinden over de organisatie van een (muziek)evenement. 

  • Geluidsnormering
  • Vergunningen aanvragen
  • Drankverkoop
  • Verzekeringen
  • Subsidies verkrijgen
  • ...

Dit zijn allemaal zaken waar je als eventorganisator rekening mee moet houden om je evenement veilig en correct te laten verlopen. Onderaan deze pagina kan je ook nog enkele handige links terugvinden voor verschillende aanvragen in te dienen voor het organiseren van een evenement in Lichtervelde.