Evenement organiseren

Heb je een geweldig idee voor een jeugdevenement maar heb je totaal geen idee hoe je er aan moet beginnen? Kijk hier dan even rond of kom eens langs op de jeugddienst. Wij ondersteunen jou in de organisatie van jouw event.

Inhoud

Jongeren hebben vaak originele idee├źn voor de meest zotte evenementen. Helaas is de nodige info om de organisatie hiervan in goede banen te leiden soms enorm versnipperd en weet je vaak niet waar te beginnen.

De jeugddienst beschikt over een breed netwerk van contacten en ondersteunende organisaties om deze jongeren op weg te helpen. Een mailtje of eens binnenspringen in JOC De Lichting is sowieso een goede eerste stap.

Voorwaarden

Om een evenement te organiseren moet je in orde zijn met heel wat aanvragen en vergunningen.

Organiseer je een evenement met een openbaar karakter, dan dien je toelating hiervoor te vragen aan het schepencollege. Deze aanvraag kan schriftelijk via mail gedaan worden. 

Na goedkeuring van het schepencollege dien je, indien er meer dan 100 personen verwacht worden op jouw evenement, een meldingsformulier veiligheid op je evenement in te vullen. 

Muziek op je evenement

Wil je muziek afspelen op je evenement? Zorg dan zeker dat de aanvragen voor Unisono en Billijke Vergoeding in orde zijn. Deze organisaties staan in voor de rechten van muziek en de artiesten. 

Lees op hun site goed door hoeveel op voorhand je de aanvraag moet indienen, welke oppervlakten van je evenement je moet doorgeven en welke andere belangrijke zaken je moet doorgeven bij je aanvraag. Ook het doel van de muziek op je evenement (hoofddoel, achtergrondmuziek ...) speelt mee in de prijsberekening.

Wanneer je muziek afspeelt op je evenement moet je zeker rekening houden met de wettelijke geluidsnormen.  

- Niet luider dan 85 dB = geen vergunning nodig
- Luider dan 85dB(A): vergunning aanvragen

Wanneer muziek de hoofdreden is van je evenement (fuif, concert ...) dien je de bezoekers gratis oordoppen aan te bieden. Op de jeugddienst kan je dergelijke oordoppen gratis aanvragen.

Drank op je evenement

Als je een evenement organiseert bestaat de kans dat er alcoholische dranken worden geschonken. Van jou, als eventorganisator, wordt verwacht dat je de wetgeving hierover kent. 

Zo dien je, indien er minderjarigen op je evenement kunnen komen, leeftijdsbandjes (gratis aan te vragen bij de jeugddienst) te verdelen.

Lees hier meer tips over alcohol op jouw evenement. 

Materiaal aanvragen

Via de gemeentelijke uitleendienst is het heel makkelijk om materialen voor je evenement aan te vragen. In de uitleendienst kan je tafels, stoelen, hekkens, podiumelementen, vlaggen ... aanvragen.

Heb je verder nog materialen nodig? Neem dan zeker ook een kijkje bij de provinciale uitleendienst

Vraag deze materialen zeker tijdig aan!

ikorganiseer.be  

Op dit platform kunnen jongeren tonnen informatie vinden over de organisatie van een (muziek)evenement. 

  • Geluidsnormering
  • Vergunningen aanvragen
  • Drankverkoop
  • Verzekeringen
  • Subsidies verkrijgen (je kan ook een gemeentelijke projectsubsidie aanvragen)
  • ...

Dit zijn allemaal zaken waar je als organisator rekening mee moet houden om je evenement veilig en correct te laten verlopen.

Meer info

Heb je na het lezen van al deze informatie nog vragen? Kom dan gerust eens langs met je idee op de jeugddienst en dan kijken we samen hoe we je op weg kunnen zetten met je evenement. 

Naar top